Новые правила оформления перевозок: как бизнесу подготовиться к изменениям с 1 сентября

С 1 сентября изменилась работа с перевозочными документами. Что важно знать тем, кто планирует переезд

Федеральный закон от 07.06.2025 № 140-ФЗ закрепил это требование, а бумажный формат допускается только в исключительных случаях, определяемых Минтрансом. Для тех, кто выбирает транспортную компанию для переезда, это повод проверить, насколько исполнитель готов к новым правилам.

Что изменилось и при чём здесь ваш переезд

Я часто вижу, как при выборе грузоперевозчика люди смотрят на цену, вместимость кузова и отзывы — и совершенно не задумываются о документах. А между тем правильно оформленная транспортная накладная — это не бюрократическая формальность, а ваша страховка на случай, если что-то пойдёт не так: вещи задержат, повредят или вовсе потеряют.

Система электронных перевозочных документов — часть масштабной платформы «ГосЛог», которая вводится поэтапно. С 1 марта 2026 года оказание транспортно-экспедиционных услуг без включения в реестр экспедиторов стало незаконным. Экспедитор — это посредник между владельцем груза и перевозчиком: он организует перевозку, но не обязательно перевозит сам. К сентябрю обязанность электронного оформления документов распространилась на сами перевозочные операции. Если компания, которую вы нанимаете на переезд, работает через экспедитора — она должна быть включена в соответствующий реестр Ространснадзора, а уведомления подаются через портал Госуслуг.

Как проверить транспортную компанию перед переездом

Когда я консультирую клиентов по переезду, я всегда рекомендую задать перевозчику несколько простых вопросов. Теперь к этому списку добавляется ещё один пункт.

Спросите, как компания оформляет перевозочные документы. Хороший ответ — что документы формируются в электронном виде и передаются в систему. Если вам предлагают «просто расписаться в бумажной накладной и не париться» — это повод насторожиться. Бумажный формат теперь допускается только в исключительных случаях, перечень которых определяет Минтранс.

Проверьте, есть ли у компании запись в реестре экспедиторов. Ространснадзор ведёт этот реестр, и данные находятся в открытом доступе. Если вы нанимаете не перевозчика напрямую, а компанию-посредника, убедитесь, что она легитимно работает. Экспедиторы, которые начали деятельность до марта 2026 года, должны были подать уведомление до 30 апреля. Отсутствие записи в реестре грозит штрафом до 300 тысяч рублей — и это прежде всего риск для вас как заказчика: в случае спора документы от нелегитимного исполнителя могут не иметь юридической силы.

Договоритесь, кто отвечает за комплект документов. Главная ошибка, которую я вижу на практике, — когда ни одна из сторон точно не знает, где хранится комплект документов по конкретной перевозке. Определите конкретного человека или подрядчика, а не абстрактную «логистику». Хороший документооборот нужен не ради самого документооборота — он нужен на тот случай, когда стороны перестают соглашаться друг с другом.

Сохраните эту привычку до и после переезда

Вот простой тест, который я рекомендую провести ещё до дня переезда: выберите любую значимую отправку или доставку за последние месяцы и попробуйте за несколько минут собрать по ней полный комплект документов. Если начинается поиск по почте, мессенджерам и папкам — значит, до переезда есть что улучшить.

Собирать доказательства исполнения сделки нужно тогда, когда отношения с перевозчиком хорошие, а не после появления претензии. Фото упаковки, акт приёмки-передачи, чек, договор, электронная транспортная накладная — всё это должно храниться в одном месте. Одна потерянная накладная при обычном переезде квартиры — неприятность. Но если вдруг окажется повреждён антикварный сервиз или не доставлена часть коробок, восстановить цепочку «договор → перевозка → получение → претензия» будет значительно проще с полным комплектом электронных документов.

Тем более что осенью государство усиливает цифровой контроль не только в транспортной сфере: Росфинмониторинг начнёт отслеживать переводы через СБП и карты «Мир», и расчёты с перевозчиками тоже попадают в поле зрения.

Порядок в документах обходится значительно дешевле, чем восстановление истории сделки после возникновения спора. Поэтому, если вы планируете переезд этой осенью, начните не с выбора коробок, а с проверки исполнителя. Сохраните эту заметку — и пусть переезд пройдёт бережно и с полным комплектом нужных бумаг.