Переход на электронные перевозочные документы: что изменится для бизнеса с 2026 года

Изменения закреплены Федеральным законом №140-ФЗ от 07.06.2025 и затрагивают не только перевозчиков, но и грузоотправителей с грузополучателями. Для заказчика переезда это означает смену формата: вместо стопки бумаг — QR-код и запись в системе ГИС ЭПД. Контроль перемещается из офиса в государственную базу, и это меняет требования к договорной работе с перевозчиком.

Что уходит в электронный вид

Под обязательный электронный документооборот попадают:

• транспортная накладная;
• заказ и заявка на перевозку груза;
• экспедиторские документы;
• железнодорожная транспортная накладная;
• грузовая накладная при авиаперевозках.

Формат — XML-файлы по стандартам ФНС. Передача — через операторов ИС ЭПД в государственную систему ГИС ЭПД. Правила обмена и порядок передачи закреплены постановлениями Правительства РФ: для авиации — №446 от 21.04.2026, для железной дороги — №470 от 27.04.2026, для экспедиционных документов — №469 от 27.04.2026. Все три вступают в силу 1 сентября 2026 года. Юридическая сила электронного экземпляра равнозначна бумажному.

Бумажный вариант допускается в исключительных случаях, перечисленных в приказах Минтранса №262 от 01.06.2026 и №115 от 03.04.2026. Путевой лист, по разъяснению Минтранса, сохраняет бумажную форму. Перевозка для собственных нужд — между складами одной компании, доставка продавцом покупателю без договора перевозки — ЭТрН не требуется, достаточно путевого листа.

Кто подписывает и как идёт контроль

Схема из трёх титулов:

1. Грузоотправитель вносит данные о грузе, водителе, транспортном средстве и точке доставки.

2. Перевозчик подтверждает приём груза и его сдачу.

3. Грузополучатель фиксирует приёмку — без замечаний или с расхождениями.

Экспедитор подписывает тот титул, по которому он принял груз во владение. Водитель на маршруте предъявляет инспектору ГИБДД QR-код, по которому инспектор видит все данные по перевозке. В отдельных сценариях ЭТрН подписывается через приложение «Госключ» в связке с машиночитаемой доверенностью.

Контрольные точки при заказе переезда

Прежде чем подписывать договор с перевозчиком, проверьте три позиции:

1. Подключён ли перевозчик к оператору ИС ЭПД. Без доступа документооборот зависнет на первом же рейсе.

2. Готов ли перевозчик оформить ваш титул грузополучателя. По закону обязанность лежит на всех участниках, не только на исполнителе.

3. Как фиксируются расхождения при приёмке. Титул с замечаниями — основной инструмент в споре о повреждённой мебели или технике.

При организации переезда собственными силами — арендован фургон, водитель нанят отдельно, договор перевозки не заключался — ЭТрН не требуется. Достаточно акта приёма-передачи и путевого листа. В этом сценарии к отбору вещей подход упрощается: сезонную одежду пакуют в последнюю очередь, а базовый гардероб для межсезонья становится ориентиром, что брать в первую очередь.